Vor allem während einer Geschäftsreise bietet die App eine Reihe von Funktionen, die das Monitoring und Alerting verbessern und Ihre Sicherheit somit deutlich erhöhen.

NOTFALLFUNKTION

In kritischen Situationen kann der Reisende den Notfallbutton drücken und wird automatisch mit der zuständigen Operationszentrale verbunden. Des Weiteren wird der genaue Standort des Reisenden an die zuständige Operationszentrale übermittelt. Das bedeutet, dass die Operationszentrale, auch wenn der Anruf unterbrochen wird, den Notfall bearbeiten kann.

Diese Funktion ist besonders wichtig für Reisende, die sich in einer lebensbedrohlichen Situation befinden und nicht in der Lage sind am Telefon zu sprechen. Der Notfallbutton kann als stiller Alarm dienen; einfach den Button drücken und sofort wird der Standort des Reisenden an die zuständige Operationszentrale übermittelt, welche umgehend die vereinbarten Notfallmaßnahmen umsetzen kann.

CHECK-IN

Die Check-in Funktion ist die schnellste und genaueste Möglichkeit, die Position eines Reisenden an die Plattform zu übermitteln und die Person anhand der Telefonnummer und E-Mail-Adresse ihres Benutzerprofils ins Monitoring und Alerting zu integrieren. Der Benutzer wird genau an den Geokoordinaten gemonitort, die beim letzten Check-in gesendet wurden. Die jeweiligen Manager können den Reisenden und seine Position im Travel Monitor sehen. Nach acht Stunden ohne aktualisierte Position wird das Monitoring beendet.

Diese Funktion ist ein großer Vorteil wenn die Positionsdaten ungenau sind, z.B. wenn die PNR-Reisedaten nur den Ort des Ankunftsflughafens angeben. Auch wenn keine Zeit war, um eine Reise zu registrieren (per Kalender oder PNR-Registrierung), kann der Reisende auf diesem Weg per Check-in nach wenigen Augenblicken von der Plattform gemonitored und wenn nötig direkt alarmiert werden.

ACTIVE LOCATION ALERTING

Reisende, die die native App nutzen, können mit ihrer ausdrücklichen Zustimmung ihre Bewegungs- und Positionsdaten direkt auf die Plattform übertragen. Basierend auf den Bewegungsdaten des Smartphones des Reisenden kann der Travel Manager die Live-Position des Reisenden verfolgen. Auf diese Weise können die Reisenden auch auf Überlandfahrten und unterwegs gemonitort werden.

Diese Option ist besonders nützlich für Fahrten und Transporte, z.B. vom Flughafen zu einem entfernten Projektstandort. Auch in Fällen, in denen Reisende und Expats in Hochrisikogebieten pendeln müssen, erhöht die genaue Übertragung von Bewegungsdaten ihre Sicherheit erheblich.

ENTDECKEN SIE DIE PLATTFORM

Es gibt mehrere grundlegende Funktionselemente, die im oberen Teil jeder Seite sichtbar sind – die Navigationsleiste, den Notfall/Check-in Button und, auf den Hauptseiten, den Bildschirmteiler.

NAVIGATIONSLEISTE

Beginnen Sie mit der Nutzung der Plattform über die Navigationsleiste, indem Sie sich einen Überblick verschaffen. Klicken/berühren Sie das entsprechende Symbol und öffnen damit die Risikokarte, Globale Vorfälle, Länderinformationen, Meine Reisen - eine Übersicht Ihrer eigenen Buchungsdaten und Optionen für die Reiseanmeldung, sowie zu unseren Analysen.

NOTFALLBUTTON & DATENINTEGRATION

Siehe Tutorial:

Sie finden die Funktionen auf allen Seiten in der oberen linken Ecke des Bildschirms: Berühren Sie das Symbol neben dem Logo, um auf den Notfallbutton und die Optionen für die Standortfreigabe zuzugreifen:

• Rufen Sie Hilfe - Rufen Sie im Notfall die Operationszentrale an und teilen Sie Ihren Standort mit

• Check-in - Senden Sie Ihren genauen Standort für ein präziseres Monitoring und genauere Unterstützung

• Active location alerting - Teilen Sie Standort- und Bewegungsdaten und machen Sie Ihren Transport sicherer

BILDSCHIRMANSICHTEN

Je nach der Größe Ihres Bildschirms stehen Ihnen unterschiedliche Bildaufteilungen zur Verfügung. Sie können die Bildschirmansichten mit einem oder zwei Klicks auf das Symbol für den Ansichtsmodus, welches sich immer in der linken oberen Ecke des Bildschirms befindet, anpassen.

In allen mobilen Ansichten können Sie mit einem Klick auf das Kartensymbol von der Navigationsleiste zur Kartenansicht und zurück wechseln.

Was ist die Risikokarte?

Die Risikokarte ist das Herzstück der dynamischen Länderinformationen.

Wenn man in die Risikokarte hineinzoomt, werden EXOP-Risikoeinstufungen der Länder sowie auch Risiken innerhalb der Länder sichtbar. Die Karte zeigt das Risiko von Provinzen, bis hinunter zu Städten und sogar Stadtbezirken. Ein näherer Blick auf wichtige Städte zeigt violett markierte Gebiete mit einem höheren Risiko für Reisende. Sie können sich verschiedene Informationen, Kartentypen und Ebenen anzeigen lassen.

Mit Hilfe der Ereignisauswahl und Ereignisvisualisierung können Sie ein erstes Risikoprofil einer Region erstellen, das auf den Sicherheitsvorfällen in den für Sie interessanten Risikokategorien und in einem bestimmten Zeitraum basiert.

HEATMAP

Die Heatmap zeigt Ihnen auf einen Blick die Hot Spots innerhalb des Landes. Durch Ihre Filter definiert, zeigt sie Ihnen, welche Bereiche zu meiden sind und welche Bereiche höhere Sicherheitsmaßnahmen erfordern. Eine Bedrohung, die vor drei Jahren akut war, muss nicht unbedingt heute noch vorliegen, weshalb die Verwendung des Zeitfilters zwingend notwendig ist, um eine klare Antwort auf Ihre Fragen zu erhalten.

SCHLÜSSELFUNKTIONEN

• Liste der Ereignisse - Ansicht von Sicherheitsereignissen weltweit

• Diagrammansicht - Listenansicht, Diagramme und Kartenansicht

Um die Suche nach den gewünschten Informationen intuitiver zu gestalten, bietet die Plattform mehrere Ansichten der Ereignisse.

In der Listenansicht auf der linken Seite des Bildschirms sehen Sie die Ereignisse (gefiltert nach Ihren Kriterien) in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge - nach Datum oder nach Auswirkungsgrad. Wenn Sie in die Grafikansicht wechseln, werden Ihnen dieselben Ereignisse in einer Risikotrendlinie oder einem Vorfallslokalisator angezeigt. Diese Grafiken helfen Ihnen dabei, allgemeine Risikotrends und die wichtigsten Risikoorte schnell zu identifizieren. Alternativ können Sie mit Hilfe der Karte durch die Ereignisse navigieren, um die benötigten Informationen zu finden.

X-ASSIST ist auch als browserbasierte Webanwendung und als native mobile Anwendung verfügbar, die Ihnen alle wichtigen Funktionen der Desktop-Version zur Verfügung stellt:

• Notfallanruf – wenn Sie in Gefahr sind, können Sie die EXOP-Operationszentrale 24/7 erreichen

• Statusanruf – wenn sich in der Nähe ein Sicherheitsvorfall ereignet, ruft die Plattform Sie an, um zu prüfen, ob Sie Hilfe benötigen

• Alerting – Sie erhalten E-Mails, die Sie über die neuesten Sicherheitsentwicklungen und Vorfälle vor Ort informieren

• Pre-Trip Information – Sie erhalten vor der Abreise die neuesten Sicherheits- und medizinischen Informationen

• Reisesicherheitsinformation – Sie können jederzeit auf alle relevanten Informationen zu Ihrem Reiseziel zugreifen

Browserbasierte Web App

Die browserbasierte Webanwendung ist die bevorzugte Option für Unternehmen, in denen die Installation von Fremdanwendungen auf Geschäftstelefonen eingeschränkt ist. Ohne eine App installieren zu müssen, haben die Nutzer über den Browser Zugriff auf alle Funktionen, einschließlich der Geolokalisierung und des Notfallbuttons.

Native App

Die X-ASSIST App für IOS und Android (Play Store or App Store) bietet sämtliche Funktionalitäten, die Sie auch von der X-ASSIST Desktop-Anwendung kennen.

AKTIVIERUNG DER APP

Um die App, nachdem Sie sie installiert haben, erstmalig zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Melden Sie sich wie gewohnt auf der Plattform an (Login) und öffnen Sie Ihr Nutzerprofil. Klicken Sie auf „Mobile App“ auf der linken Bildschirmseite.

2. Starten Sie nun die App. Beim Starten der App erscheint ein 8-stelliger Autorisierungscode.

3. Geben Sie den Code auf Ihrem Nutzerprofil in das Feld „Autorisierungscode“ ein und klicken Sie „Autorisieren“.

4. Sie sind nun permanent für die Nutzung der App auf Ihrem mobilen Gerät angemeldet.

5. Wenn ein Update der App erfolgt ist, werden Sie aufgefordert, sich erneut zu autorisieren.

Bitte beachten Sie, dass EXOP in Crisis24 GmbH umbenannt wurde. Zumindest für eine Übergangsperiode finden Sie noch Referenzen zu EXOP in Videos und Screenshots.

EINFÜHRUNGSVIDEO

PRODUKT ÜBERSICHT

X-ASSIST ist eine Mobility Risk Management Plattform, die weltweit 24/7 Sicherheitsvorfälle erkennt und den Ort eines Vorfalls mit Ihrem Aufenthaltsort abgleicht um Sie automatisch und unmittelbar zu alarmieren, wenn Sie sich in der Nähe des Vorfalls befinden.

Über die Plattform können Sie Notfallanrufe durchführen, Ihren aktuellen Standort übermitteln (wenn zugelassen) und rückmelden, ob es Ihnen gut geht oder ob Sie Hilfe benötigen.

SCHLÜSSELFUNKTIONEN

X-ASSIST:

• Erkennt und minimiert Reiserisiken

• Integriert Reisedaten und visualisiert die Position von Reisenden und Standorten

• Erkennt Sicherheitsvorfälle sofort mit der Hilfe von künstlicher Intelligenz

• Gleicht Reisedaten innerhalb von Sekunden mit dem Ort eines Sicherheitsvorfalls ab

• Fragt proaktiv nach dem Status der betroffenen Reisenden und übermittelt diesen an das Management

• Kommuniziert in der Sprache, in der Sie sich wohlfühlen

• Alarmiert automatisch die Verantwortlichen, um Notfallmaßnahmen einzuleiten und Sie zu unterstützen

ZIELSETZUNG DIESES LEITFADENS

Der folgende Leitfaden beschreibt die wichtigsten Funktionen und Merkmale von X-ASSIST, der Mobility Risk Management Plattform.

Was ist eine Ankündigung, eine Sicherheitsinformation, ein Alert und ein Special Alert?

ANKÜNDIGUNG

Eine Ankündigung ist ein vorhersehbares sicherheitsrelevanters Ereignis in der Zukunft, wie z.B. Streiks und Demonstrationen.

SICHERHEITSINFORMATION

Sie erhalten Informationen über einen Sicherheitsvorfall per E-Mail, wenn Sie auf der Seite globale Vorfälle oder für ein bestimmtes Land auf der Seite für Länderinformationen einen Favoriten festlegen. Sobald das System einen Vorfall erkennt, der Ihrem Favoriten entspricht, erhalten Sie eine E-Mail mit der Vorfallsinformation.

Zusätzlich können Sie einen regelmäßigen Alert Digest für alle Ereignisse erhalten, die diesem Favoriten entsprechen.

ALERT

Sie erhalten eine Alert per E-Mail, wenn sich in der weiteren Umgebung Ihres registrierten Standortes ein sicherheitsrelevanter Vorfall ereignet. Von diesem Vorfall sind Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht direkt betroffen, dennoch sollten Sie darüber informiert sein. Für jeden Vorfall, der einen Alert auslöst, sendet das System verschiedene Alert-E-Mails – eine ist auf den Reisenden, die andere auf den Travel Manager zugeschnitten.

SPECIAL ALERT

Im Falle eines Special Alerts kann nicht ausgeschlossen werden, dass ein Reisender direkt von einem Sicherheitsvorfall betroffen ist, der eine Bedrohung für Leben und Gesundheit darstellen kann. X-ASSIST die betroffenen Reisenden an, um ihren Status zu ermitteln. Außerdem erhält der Reisende die Informationen über den Vorfall per E-Mail, einschließlich Verhaltensrichtlinien, um das Risiko das von dem Ereignis ausgeht, zu verringern. Für jeden Vorfall, der einen Special Alert auslöst, sendet das System verschiedene E-Mails – eine ist auf den Reisenden, die andere auf den Manager zugeschnitten.

Medizinische Vorkehrungen müssen mitunter lange vor der Reise beginnen. X-ASSIST listet die neuesten medizinischen Ereignisse sowie impfpräventable und nicht impfpräventable Krankheiten auf, so dass Sie gemeinsam mit einem Arzt entscheiden können, wie Sie sich rechtzeitig auf die Reise vorbereiten. Wenn Ihre Firma mit eigenen medizinischen Quellen arbeiten möchte, können alle medizinischen Informationen deaktiviert werden. Die Aktivierung oder Deaktivierung bezieht sich auf den medizinischen Risikoüberblick, die Empfehlungen, das medizinische Alerting und den medizinischen Karteninhalt.

Alle sicherheitsrelevanten Ereignisse oder Vorfälle der letzten Jahre sind auf der Seite „Globale Vorfälle“ aufgelistet.

Die gelisteten Ereignisse bieten strukturierte und vergleichbare Informationen wie Risikokategorie, Datum und Uhrzeit, Auswirkungsgrad und den genauen Ort des Vorfalls, ergänzt durch einen direkten Link zu den relevanten Nachrichtenquellen. Auf diese Weise erhalten Sie einen Einblick in die Ereignisse vor Ort und können überlegen, ob Sicherheits- oder medizinische Präventionsmaßnahmen angepasst werden müssen.

Darüber hinaus werden informieren "Ankündigungen" über zukünftige, womöglich kritische Ereignisse.

Wie können Sie sich über bestimmte Orte und Themen informieren? Sie möchten z.B. wissen, ob Sie während des Aufenthalts in einer bestimmten Stadt dem Risiko gewaltsamer Ausschreitungen ausgesetzt sind oder ob es im Umfeld Ihres Projektstandortes zu Konflikten kommt oder in welchen Jahreszeiten das Risiko von Orkanen an einem bestimmten Reiseziel besonders hoch ist? Richten Sie Ihre Suche nach Ihren spezifischen Fragen aus, indem Sie die verschiedenen Filteroptionen verwenden und miteinander kombinieren.

Ankündigung

Sicherheitsinformation

Alert

Special Alert

Die Gesamtübersicht des ausgewählten Landes gibt einen Überblick der vergangenen und bevorstehenden sicherheitsrelevanten Ereignisse. Sie sehen die vier letzten Vorfälle, können sich ein Bild von der Häufigkeit sicherheitsrelevanter Vorfälle in den letzten Monaten machen und die wichtigsten Vorfallskategorien für das jeweilige Land einsehen.

Dies wird Ihnen helfen, die Sicherheitsentwicklungen vor Ort und die größten Bedrohungen für Ihre Reisenden besser zu verstehen. Mit Hilfe des Abschnitts "spezifische Empfehlungen" können Sie sofort erkennen, welche Themen vor und während einer Reise zu berücksichtigen sind.

Für jedes Land wird eine Liste von Schlüsselempfehlungen bereitgestellt, um die Risiken auf Ihrer Reise zu reduzieren. Ähnliches gilt für medizinische Empfehlungen. Von besonderem Interesse ist der Abschnitt "Spezifische Empfehlungen", der besondere Empfehlungen und detaillierte Informationen über ein konkretes, in dem jeweiligen Land vorherrschendes Risiko enthält.

Wie helfen die Länderinformationen bei der Risikovermeidung?

Die Länderinformationen geben einen ersten Überblick über das Risikoprofil eines Landes und einen ersten Hinweis darauf, ob die Anreise oder der Aufenthalt vor Ort für Sie gefährlich ist oder nicht. Hier finden sich auch Empfehlungen für spezifische Maßnahmen, um die Risiken auf Ihren Reisen zu verringern.

Woher kommen die Daten?

Länder- und Stadtrisiken sowie Vorfälle sind das Ergebnis der Arbeit des EXOP-Teams. Alle Sicherheitsinformationen werden von Analysten überprüft. Business- und Korruptionsrisiken werden aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Weltbank, etc.) bezogen. Der Foreign Ministry Index bildet eine Zusammenfassung der jeweiligen Länderrisikoeinschätzungen durch die wichtigsten auswärtigen Ämter ab, einschließlich Kanada, USA, Deutschland, Australien, Irland usw.

Sind die Länderinformationen auf dem neuesten Stand?

Unser Ziel ist es, Aktualisierungen in Echtzeit bereitzustellen. Der gesamte Inhalt wird automatisch und in allen Sprachen aktualisiert, sobald wichtige Informationen, z.B. die Sicherheitsrisikostufen, von den EXOP-Analysten überprüft und geändert wurden. Der hohe Automatisierungsgrad der Plattform ermöglicht es Risikoänderungen unmittelbar umzusetzen und sichtbar zu machen. Die Technologie ersetzt Redakteure und Übersetzer für die Texte.

Wie kann ich die Sprache ändern?

Der Inhalt der Plattform einschließlich der gesamten Kommunikation (E-Mail und Telefonanrufe) ist in mehreren Sprachen verfügbar, darunter Französisch, Deutsch, Englisch, Spanisch und viele weitere. Nutzer können ihre eigene Sprache wählen und diese in ihrem Nutzerprofil auswählen.

Diagramme bieten intelligente Grafiken für den analytischen Benutzer. Risikolinien, Prognosen, bevorstehende Ereignisse und Risikokategorisierungen - all diese Visualisierungen helfen Ihnen, einen allgemeinen Risikotrend besser zu verstehen und die wichtigsten Risiken auf einen Blick zu erkennen.

Wenn Sie sich für Entwicklungen in bestimmten Ländern interessieren, können Sie diese als Favoriten speichern. Was sind die Vorteile?

• Sie können Ihre Favoriten direkt von der Länderinformationsseite aus aufrufen, indem Sie sie aus der Liste der Favoriten auswählen, die Ihnen links auf der Seite angezeigt wird.

• Noch wichtiger ist, dass Sie E-Mail-Benachrichtigungen über sicherheitsrelevante Vorfälle in Ihren Favoritenländern erhalten können. Aktivieren Sie einfach „Informieren Sie mich per E-Mail...“, wählen Sie aus, ab welchem Auswirkungsgrad Sie diese Nachrichten erhalten möchten und „speichern“ sie. Die E-Mail, die Sie erhalten, hat den Betreff "Sicherheitsinformation“.

• Sie können regelmäßige Zusammenfassungen der Informationen für Ihre Favoriten erhalten. Nehmen wir an, Sie möchten montags um 9:00 Uhr eine Übersicht aller Ereignisse der letzten 7 Tage in Ihrem Favoritenland erhalten. Gehen Sie einfach zu "Zusammenfassung der Ereignisse", definieren Sie Ihre individuellen Einstellungen und "speichern/aktualisieren" Sie Ihren Favoriten.

• Außerdem können Sie per Risk Level Change Alert eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten, wenn sich das Gesamtrisiko eines Landes ändert.

Kriminalität, zivile Unruhen, Terrorismus, allgemeine Risiken und politische Stabilität sind Schlüssel-kategorien, die bewertet werden müssen, um ein grundlegendes Länderrisikoportfolio zu erstellen. Zusätzlich ermitteln unsere Experten Risiken für die wichtigsten Städte jedes Landes und fügen jeden Monat neue Informationen hinzu, z.B. zu bestimmten Gebieten, die Reisende meiden sollten.

Von der Seite Analysen können sie auf Berichte und Analysen zu vielen Themen rund um das Krisenmanagement zugreifen. Unter anderem finden Sie hier unser regelmäßig erscheinendes COVID-19 Factsheet.

Über den Button „Abonnieren“ werden Sie jedes Mal per E-Mail informiert, sobald ein neuer Artikel eingestellt wurde. Mit „Abbestellen“ können Sie an gleicher Stelle die E-Mail-Benachrichtigungen wieder einstellen. Auf der Plattform haben Sie dennoch weiterhin Zugriff auf die Berichte.

Wie verwalte ich meine Daten?

Das Nutzerprofil der Plattform ist ein wichtiges Element. Hier können die Nutzer ihre persönlichen Daten und Einstellungen verwalten. Sie können Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer festlegen, die als Hauptkontaktdaten für die Plattform in Notfällen und für alle anderen Informationen zur Verfügung stehen.

Darüber hinaus können die Benutzer ihre gewünschte Sprache und Zeitzone und das Land, in dem sie beschäftigt sind, auswählen. Wenn sich der Nutzer über Nutzername und Passwort einloggt, kann er hier auch sein Passwort ändern.

Für zusätzliche Sicherheit können sie auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für ihr Konto aktivieren. Im Nutzerprofil können Nutzer auch ihr persönliches Beschäftigungsland bestimmen.

Wie kann ich meine Registrierungsdaten zurücksetzen?

Das hängt von dem von Ihnen verwendeten Anmeldeverfahren ab. Wenn Sie Nutzername und Passwort verwenden, klicken Sie einfach auf "Passwort vergessen?" auf der Login-Seite und folgen Sie den Anweisungen. Wenn Sie SAML oder E-Mail-Token verwenden, haben Sie keine Anmeldedaten. Für die Anmeldung per E-Mail-Token starten Sie den Prozess einfach erneut, um einen E-Mail-Token-Link zu erhalten. Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail-Domäne in der E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens auf der White-List stehen muss, um E-Mail-Token verwenden zu können. Sie benötigen auch Zugang zu Ihrer Firmen E-Mail-Adresse. Im Falle von SAML klicken Sie einfach auf den von Ihrem Unternehmen bereitgestellten Link. Damit dies funktioniert, müssen Sie über ein gültiges Firmenkonto verfügen und mit der Infrastruktur Ihres Unternehmens verbunden sein.

Warum kann ich mich nicht einloggen?

1. Ihr Konto kann gesperrt sein. Dies kann mehrere Gründe haben. Zum einen kann dies passieren, wenn Sie zu oft versucht haben, sich mit den falschen Zugangsdaten anzumelden. In diesem Fall erhalten Sie automatisch eine Anleitung zur Freischaltung per E-Mail. Wenn Sie die E-Mail nicht erhalten haben, klicken Sie einfach auf der Anmeldeseite auf „Konto gesperrt“.

2. Es ist auch möglich, dass Sie durch Ihren Administrator gesperrt wurden oder der gesamte Unternehmenszugang deaktiviert wurde (z.B. wenn der Vertrag abgelaufen ist). Bitte fragen Sie Ihren Administrator um Hilfe.

Warum kann ich meine Reise nicht anmelden?

Nur registrierte Nutzer der Plattform können sich für das Kalender Tracking anmelden. Wenn kein Nutzerprofil vorhanden ist, erhält der Administrator eine E-Mail, um den betreffenden Nutzer einzuladen, ein Konto zu erstellen.

Was kann ich tun, wenn ich eine Reise über das Kalender Tracking anmelde, aber eine Fehlermeldung erhalte?

Dies kann mehrere Gründe haben. Im Normalfall wird Ihnen die Fehlermeldung, die Sie per E-Mail erhalten haben, den genauen Fehler mitteilen.

Bitte beachten Sie: Fügen Sie die unternehmensspezifische E-Mail-Adresse der Plattform direkt als Gast/Teilnehmer beim Erstellen der Besprechung/des Termins hinzu und leiten Sie den Kalendereintrag nicht per E-Mail weiter. Dies ist der häufigste Fehler, den Sie einfach vermeiden können.

Sie können sich bei der Planung einer Geschäftsreise nicht nur über das Risikoprofil Ihrer Reiseziele informieren, sondern auch die aktuellen Visa-Anforderung für die geplante Reise prüfen. Im Hauptmenü unter Länderrisiken finden Sie den Punkt Visa-Anforderungen. Das Feature ist für Advanced-Vertragskunden verfügbar.

Füllen Sie das Formular nach Ihren individuellen Vorstellungen aus und Sie erhalten umgehend einen Überblick über die aktuellen Einreise- und Visabestimmungen.

Die daraus resultierende Regelungsübersicht enthält auch Informationen über spezielle Regelungen zu COVID-19, wie z.B. Quarantäne oder andere Anforderungen, wie z.B. den Nachweis eines COVID-19-Testzertifikats.

Wie kann ich mich registrieren?

Je nach Anmeldeverfahren gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Wenn sich der Nutzer per E-Mail-Token oder SAML registriert, legt die Plattform automatisch einen neuen Nutzer (in der Standardgruppe) an, sobald der jeweilige Nutzer auf den Link klickt. Bitte beachten Sie, dass die E-Mail-Domäne für die Verwendung von E-Mail-Token auf der White-List stehen muss.

2. Ein Administrator kann einfach über den Adminbereich Nutzer hinzufügen/einladen. Es können auch mehrere Nutzer auf einmal eingeladen werden.

Wie können Reisende gelöscht oder Reisen storniert werden?

Reisende, die über die automatische Übertragung von Reisedaten in die Plattform integriert wurden und kein Benutzerkonto in der Plattform haben, können nicht gelöscht werden, ebenso wenig wie ihre Reisen. Alle Reisenden, die ein Benutzerkonto auf der Plattform haben, können ausschließlich vom Administrator gelöscht werden, einschließlich aller ihrer Reisen. Einzelne Reisen können nicht storniert werden, mit Ausnahme der über das Kalender Tracking registrierten Reisen. In diesem Fall muss der Reisende selbst seinen Kalendereintrag löschen.

Was bedeutet es, wenn eine E-Mail-Adresse mit "temp-email-..." beginnt?

Dies ist kein Fehler. In den meisten Fällen handelt es sich um eine E-Mail-Adresse, die momentan noch nicht bestätigt ist. Wenn Sie sich beispielsweise per E-Mail-Token einloggen, einen Link zur Registrierung erhalten, aber niemals Ihre E-Mail mit dem Link bestätigen, wird das System Ihre E-Mail als temporäre E-Mail betrachten.

Wie lange kann ich den per E-Mail-Token erhaltenen Link für die Anmeldung verwenden?

Standardmäßig ist der Link 24 Stunden gültig.

Warum hat mein Kollege eine andere Sprache als ich?

Ein Unternehmen kann eine Standardsprache für alle Nutzer festlegen, aber jeder Nutzer kann die bevorzugte Sprache für sich selbst im Nutzerprofil einstellen.

Warum erhalten Reisende E-Mails nicht in ihrer gewünschten Sprache?

Der Administrator legt eine unternehmensweite Standardsprache fest. Diese gilt für alle Nutzer, die keine eigene Spracheinstellung im Ihrem Nutzerprofil vornehmen.

Oftmals können Reisende nicht richtig gemonitort werden. Warum nicht? Unvollständige Buchungsdaten, Schreibfehler in Namen, fehlende oder falsche Telefonnummern und E-Mail-Adressen erschweren die Nachverfolgung und die Kontaktaufnahme. Wir bieten drei Optionen zur Lösung dieses Problems an:

1. Check-in Funktion

2. Eine manuelle Reiseanmeldung

3. Eine Reiseanmeldung über den persönlichen Kalender

CHECK-IN FUNKTION

Die Check-in Funktion ist die schnellste und genaueste Möglichkeit, die Position eines Reisenden an die Plattform zu übermitteln und die Person anhand der Telefonnummer und E-Mail-Adresse ihres Benutzerprofils ins Monitoring und Alerting zu integrieren. Der Benutzer wird genau an den Geokoordinaten gemonitort, die beim letzten Check-in gesendet wurden. Nach acht Stunden wird das Monitoring beendet, wenn kein erneuter Check-in erfolgt ist. Diese Funktion ist besonders relevant, wenn die Positionsdaten ungenau sind, z.B. wenn PNR-Reisedaten nur den Ankunftsflughafen angeben. Auch wenn keine Zeit war, um eine Reise zu registrieren (per Kalender oder reguläre Reisebuchung), kann der Reisende auf diesem Weg per Check-in nach wenigen Augenblicken von der Plattform gemonitort und wenn nötig direkt alarmiert werden.

MANUELLE REISEANMELDUNG

Sie können Reisen einfach manuell im System registrieren. Alles, was Sie brauchen, sind die Reisedaten, z.B. Flug oder Projekt-/Bürostandort oder Hotelstandort.

Es wird empfohlen, die Suchleiste zu verwenden, um die Adresse des Unterkunftsortes für Ihren Aufenthalt einzugeben. Alternativ können Sie auch die Nadel auf der Karte an den Ort verschieben, an dem Sie während Ihres Aufenthalts verortet werden möchten.

KALENDER REISEANMELDUNG

Die zweite Option ist die Reiseanmeldung über den Kalender, die es Ihnen ermöglicht, die Plattform zu jedem Ihrer Termine und Reisen weltweit einzuladen. Dies gilt sowohl für die 3-tägige Städtereise mit Geschäftsterminen, wie auch für den Besuch eines Projektstandortes in einer abgelegenen Hochrisikoregion und sogar für kurze Zwischenstopps oder ein Abendessen. X-ASSIST wird der Begleiter Ihrer Reisenden sein, welcher sie proaktiv informiert, wenn ein Sicherheitsvorfall eintritt und Notfallmaßnahmen einleitet, wenn die Plattform sie in Gefahr sieht.

Registrieren Sie Ihre Reise einfach durch Ihre persönliche Kalenderanwendung – im Büro mit Ihrem Desktopcomputer oder unterwegs mit Ihrem Smartphone.

1. Erstellen Sie in Ihrem Kalender einen Termin für die Dauer Ihrer Reise, nennen Sie Ihr Reiseziel und laden Sie die firmenspezifische E-Mail-Adresse als Teilnehmer ein. Sie finden die E-Mail-Adresse in der Plattform unter Kalender-Tracking.

2. Innerhalb weniger Augenblicke erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung der Registrierung. Dieser Link führt zu einer Webseite, auf der Sie Ihren Standort und Ihre Kontaktdaten, wie z.B. Ihre Mobiltelefonnummer, direkt hinzufügen oder aktualisieren können. Zum Schluss bestätigen Sie die Reise ... und fertig!

So fassen Sie die Vorteile der Verwendung der Kalenderverfolgung zusammen:

• SCHNELL – In NUR WENIGEN Schritten: Registrieren Sie Reisen in zwei einfachen Schritten, wo immer Sie sich befinden - im Büro mit Ihrem Computer oder unterwegs mit Ihrem Smartphone. Legen Sie einfach einen Termin für die Dauer Ihrer Reise an, laden Sie die Plattform als Teilnehmer ein und bestätigen Sie die Reiseanmeldung.

• EINFACH – Einfach mit IHREM PERSÖNLICHEN KALENDER: Sie können Ihre Reise einfach über Ihre persönliche Kalenderanwendung registrieren. Die Plattform unterstützt alle gängigen Kalenderanwendungen, einschließlich Outlook, iCal und Gmail.

• FLEXIBEL – Ihre Flüge ändern sich? Passen Sie einfach Ihren Termin im Kalender an: Sie können den Termin in Ihrem Kalender jederzeit verschieben, verlängern oder absagen. Ihre Änderungen werden sofort an die Plattform weitergeleitet.

MEINE REISEN - EIN ÜBERBLICK ÜBER MEINE BUCHUNGEN

Jeder Plattformnutzer hat Zugriff auf seine persönlichen Buchungen, Flüge, Reisen und Aufenthalte, die auf der Plattform registriert sind. Eine per Check-in übermittelte GPS-Position wird hingegen hier nicht aufgeführt. Wählen Sie Meine Reisen (Koffer-Symbol) in der Menüleiste und klicken Sie dann auf Mehr Details anzeigen, um die Details der entsprechenden Buchung anzuzeigen.

Sie können Buchungen, die Sie auf der Plattform selbst vorgenommen haben, bearbeiten oder löschen (manuelle Reiseanmeldung). Reisen, die über die Kalenderbuchung registriert wurden, können Sie bearbeiten, indem Sie das Ereignis in Ihrer Kalenderanwendung ändern oder löschen. Automatisch übermittelte PNR-Daten können nur durch das Reisebüro geändert werden.