# X-ASSIST ***Please note that EXOP has been renamed Crisis24 GmbH. You still find EXOP letterings in screenshots and videos for a certain period.*** ## INTRODUCTORY VIDEO {% embed url="" %} ## PRODUCT OVERVIEW X-ASSIST is a **mobility risk management platform** that identifies security incidents worldwide 24/7, matches the location of the incidents with travel booking data of your company and automatically calls you if you are within a certain impact radius of an incident. The platform also allows emergency calls, location sharing (if permitted) and status feedbacks. ![](/files/-M6ZDZcmQs4xXRneGZ-n) ## KEY FEATURES To summarise, X-ASSIST: * Identifies and minimises travel risks * Integrates travel data and maps the location of travellers and sites * Finds relevant security incidents rapidly with the help of artificial intelligence * Matches the location of travellers and sites with current security incidents in seconds * Asks proactively for the status of alerted travellers and feeds status back to management * Communicates in the language the traveller feels comfortable with * Alarms the responsible management if support is needed and automatically triggers emergency support measures ## INTENTION OF THIS GUIDE The following guide intends to describe key functions and features of X-ASSIST, the mobility risk management platform. After each section, you will find FAQs which might directly answer your questions. {% hint style="info" %} Please note: This is a user guide and does not provide a detailed technical description of the platform’s alerting process or the onboarding/authentication/login procedures. {% endhint %} ![](/files/-M8yk0Dn2NfeuJADcJtC) # Getting Started ## DISCOVER THE PLATFORM There are several basic features that are always visible on the top of each page - the **navigation bar**, the **emergency/check-in button** and, on the main pages, the **screen splitter**. ### NAVIGATION BAR Start using the platform by checking out the navigation bar. Click/touch the respective icon and get direct access to the **Risk Map**, **Global Events**, **Country Risks,** **My Trips** and to our **Articles**. Finally, you can access your profile to administer your personal account. ![](/files/-MKKAbyHqWeB-UoH5W4s) ### EMERGENCY BUTTON & DATA INTEGRATION #### See tutorial: {% embed url="" %} Critical on-trip functions can be found on all sites in the upper left corner of the screen: Touch the icon next to the logo to access the emergency button and the options for location sharing: * **Call for assistance** - Call the operations centre in case of emergency and share your location * **Check-in** - Send your exact location for a more precise monitoring and assistance * **Active location alerting** - Share location and movement data and make your transport safer {% hint style="info" %} For further information these functions, please see the section on-trip data integration in the X-ASSIST App chapter. {% endhint %} ### SCREEN SPLITTER / VIEWS Depending on the size of the screen you use, there are different screen splits available. As you navigate through the different pages and use the platform you can adjust the screen views to your preferences with one or two clicks on the view mode icon, always placed in the upper left corner of the screen. In all mobile views you can switch from the navigation panel to map view with one click on the map icon and back. # X-ASSIST App Mobile Risk Management X-ASSIST is also available as **browser-based web application** and as **native mobile app**, providing you with all the powerful features of the Desktop version: * **Emergency Call** – if you are in danger, you can reach the EXOP Operations Centre 24/7 * **Status Calls** – if a security incident occurs nearby, you will receive calls to check if you need help * **Alerting** – you will receive emails informing you about the latest security developments and incidents onground * **Pre-Trip Information** – you will receive the latest security and medical information before departure * **Travel Security Information** – you can access all relevant information of your travel destination at any time ![](/files/-M6Uy1Zqbec_cLeUniAN) ## Browser-Based Web App The browser-based web app is the preferred option for companies that generally restrict the installation of apps on company devices. Without downloading the app from the stores, users can use all platform functionalities via the browser, including sharing of geolocation and the emergency button. ## Native App The X-ASSIST App for IOS and Android ([Play Store](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.exop_group.xassist\&gl=IT) or [App Store](https://apps.apple.com/gb/app/x-assist/id1489592901?l=it)) offers the same functionalities as the desktop platform. ![](/files/-M6Uy1Zt7XNSLXS_B4B4) ![X-ASSIST App (Snapshoots)](/files/-MDYzVOl_hgRKndusPpq) ## App Activation To activate the app, please do as follows: 1. Log into the platform as you usually do and open your user profile. Click „*Mobile App*“ on the left side of the screen. 2. Install and start the app on your mobile device. The app welcome screen shows an 8-letter authorisation code. 3. Enter the code in the field „*Authorisation code*…“ in your user profile and click „*Authorise*“. 4. You are now permanently logged into the app on your mobile device. 5. The app will ask you to authorise again if there has been an update ![App Activation](/files/-M6Uy1ZvtS-DfzMGLC2z) # On-Trip Data Integration Share location data to increase travel safety Most importantly, using the app while on a business trip provides a number of functions that improve the monitoring and alerting and thus increase travel safety significantly. **EMERGENCY BUTTON** In critical situations, the traveller can push the emergency button and will be automatically connected with the Operations Centre. To make assistance fast and precise the person can **share his/her exact location with EXOP**, so they can localise the person and determine appropriate assistance measures. This feature also serves as **silent alarm** for travellers that are in a life-threatening situation and not able to speak on the phone. Simply pushing the button "call for assistance" will immediately transmit the traveller’s location to the Operation Centre and trigger subsequent emergency procedures. **CHECK-IN** The check-in feature is the easiest and most accurate way to **submit the current position** of a traveller to the platform and integrate the person, based on the name, phone number and email address of his user profile, into the monitoring and alerting. The user will be monitored at exactly the geo-coordinates sent by the last check-in. Managers can see the traveller and his position in the travel monitor. After eight hours with no updated position, the monitoring will be terminated. This function is a huge advantage in cases where position data are rather inaccurate, e.g. if PNR travel data only provide the location of the arrival airport. Also, if there has been no time for regular travel registration (manual, calendar or PNR registration) at all, with the push of a button, the traveller is being taken care of by the platform’s monitoring and alerting after only a few moments. **ACTIVE LOCATION ALERTING** Travellers using the native app can transfer their **movement and location data** directly to the platform with their express consent. Based on the movement data of the traveller’s smartphone, the travel manager can follow the live-position of the traveller. **This way travellers can also be monitored on the route and on the move**. This option is specifically useful for overland transport, e.g. from the airport to a remote project location. Also, in cases where travellers and expats have a commuting routine in higher-risk areas, the active location alerting increases their safety considerably. {% hint style="info" %} For further information on emergency assistance options, please see the section assistance settings in the travel monitor chapter. {% endhint %} ![](/files/-MKKBC6kwHGIdhPO4keA) # Risk Map TYPES AND LAYERS ![](/files/-M6ZDo5xek4ial-FYM2E) ## What is the Risk Map? The Risk Map is the heart of the platform’s dynamic country information. ![](/files/-M6ZE2OrSckidPbyJR-X) Zooming into the map reveals the EXOP risk ratings even below country level. It shows the risk of governorates and provinces, **down to cities and even city districts**. Having a closer look at important cities will show violet-marked **areas of higher risk for travellers**. You can select to display different information, **map types** and **layers**. Using events selection and event visualisation, you can generate a professional risk profile of a region based on the security incidents in the risk categories of your interest and in a certain time frame. {% hint style="info" %} It is recommended to navigate the map using the **search bar**, especially if you know exactly what you are looking for. Just enter the name of the city or other place you want to look into. {% endhint %} ### HEAT MAP At one glance, the **heat map** shows you hot spots of risk. Defined by your filters, it shows you which areas are to be avoided and which areas require higher security measures. A threat that was acute three years ago does not necessarily have to be present today, which is why using the time filter is **imperative to get a clear answer to your questions.** ![](/files/-M6ZE4n-d_iIPtk4Y6Z7) # Global Events REAL-TIME INSIGHT TO RISK ON THE GROUND ![](/files/-M6ZF2P8i1bi4Xy4Sa53) ## KEY FEATURES * **Events List** - View security events worldwide * **Charts View** - List View, Charts and Map View # Events and Incidents VIEW SECURITY EVENTS WORLDWIDE Any event or incident with relevance for security and travel that has been identified over the past years is listed on the **global events page**. The events listed provide structured and comparable information such as risk category, date and time, impact and exact location of the incident, added by a direct link to news sources. That way you get an insight to what happened on the ground and consider if security or medical prevention measures have to be adjusted. In addition, you will be alerted by announcements of future events. ![Global Events View](/files/-M6Uy0SCt9Sfcd90k6gt) Of course, you need to find out about specific places, topics and times: **You want to know if you face a risk of violent demonstrations when staying in the capital**, or if there are any clashes in the hinterland where your project site is located, or in what seasons hurricanes bring flooding and destruction to a specific travel destination? **Target your search according to your specific questions** using and combining the multiple filter options. ![](/files/-M6Uy0SD_HkcUostKe-q) # Multiple Views LIST VIEW, CHARTS AND MAP VIEW To make it more intuitive for you to find what you need, the platform provides **multiple views of the events**. ![GLOBAL EVENTS VIEW IN CHARTS MODE](/files/-M6Uy1IsnVvia0BDIyXq) In the list view on the left side of the screen you can see the events (filtered to your needs) in the specific order of your choice – by date or by impact. Switch to the chart view, and the same events are displayed in a risk trend line or risk locator. These charts help you identify **overall risk trends and major risk locations**. Alternatively, you can navigate through the events using the map and its **multiple map layers** in the corner of the screen to extract the information you need. # Email Information for Events ## Announcement ![](/files/-M6Uy0EOITLmeeKuGmad) ## Security Information ![](/files/-M6Uy0END5-O6ABWZhbh) ## Alert ![](/files/-M6V9R9lWuOIReGbNyaD) ## Special Alert ![](/files/-M6V9oFYk75_o9mx7CNY) # FAQ QUESTIONS ABOUT GLOBAL EVENTS ## What is an announcement, a security information, an alert and a special alert? ### **ANNOUNCEMENT** An announcement is an information about a security-related event that can be expected in the future, such as strikes and demonstrations. ### SECURITY INFORMATION A security information is an incident information you receive via email when setting a favourite on the global events page or for a specific country on the country risks page. Once the system detects an incident that matches your favourite, you will receive an email with the incident information. {% hint style="info" %} Please note that security information do not include recommendations. {% endhint %} Additionally, you can schedule a **periodic alert digest** of all events which match this favourite. ![](/files/-M6ZFJMjpdzwxYGid2G6) ### ALERT An alert is an email information about an incident in the farther surroundings of your registered location. This incident is unlikely to affect you directly. However, you should be notified about it. For each incident that triggers an alert, the system sends different emails – one is tailored to you as the traveller, the other is tailored to your travel manager. **SPECIAL ALERT** In the event of a special alert, it cannot be ruled out that a traveller is directly affected by a security incident that can pose a threat to life and health. The platform directly contacts affected travellers via phone call in order to detect their status. In addition, the traveller receives the incident information via email, including behavioural guidelines to reduce the risk in the vicinity of the event. For each incident that triggers a special alert, the system sends different emails – one is tailored to you as the traveller, the other is tailored to your travel manager. # Country Risks HAVE AN OVERVIEW OF THE KEY RISKS ![](/files/-M6ZFMqXAEtSTgbiz9XK) # Executive Summary STRAIGHT TO THE POINT The summary provides an overview of past and future security incidents in the country. You can directly screen the four latest incidents, get a picture of the incident frequency over the past months and see the most important incident categories for that country. This will help you better understand security developments on the ground and the biggest threats in your country of destination. With the help of the 'take care of' section, you can immediately see which topics need to be considered before and during a trip. ![](/files/-M6ZFTWfIVe1rYTJx53J) # Risk Overview ALWAYS ONE STEP AHEAD Gain a better understanding of the security situation in a country. Crime, civil unrest, terrorism, general risks and governance are all key categories to be assessed to provide a basic country risk portfolio. In addition, our experts identify urban risks for each country’s most relevant cities and add new information on a monthly basis, even revealing no-go areas for travellers. ![CITY SECURITY RISK VIEW (RIO DE JANEIRO)](/files/-M6Uy05-XgXPtE3MrCK_) # Medical Risks VACCINATION OR NO VACCINATION Medical precautions must begin long before the trip. The platform lists latest medical events and relevant vaccinable and non-vaccinable diseases, so you, together with a physician, can decide how to prepare for the journey well in advance. For those companies that prefer to work with their own medical sources, all medical information can be deactivated. Activation or deactivation refers to medical risk overview, medical advisory and medical map content. ![MEDICAL RISK OVERVIEW](/files/-M6Uy1CiMuUzI3gtkOLF) # Advisory ALWAYS BE PREPARED Each country has a list of key recommendations that significantly reduce travel risks, if followed. Much the same counts for medical recommendations. Of particular interest is the section 's*pecific advices'* which provides special recommendations and detailed information about a specific risks prevalent in the respective country. ![ADViSORY VIEW](/files/-M6Uy0xWpFmHJ7DiOijh) # Charts INSIGHT AT A GLANCE Charts provide smart graphics for analytical users. Risk lines, forecasts, upcoming events and risk categorisers – all these visualisations help you better understand an overall risk trend from recent months to today and to identify key risks at a glance. ![](/files/-M6Uy10zf21PZ362CaPG) # Favourite Countries SAVE YOUR COUNTRY AS FAVOURITE If you are interested in specific countries, you can save them as favourites. What are the advantages? * **You can access them directly** from the country information page by selecting them from the list of favourites, which is displayed when you click/touch in the search bar on the left of the page. * More importantly, **you can receive emails informing you** if a relevant event occurs in the country. Just select “send me an email...”, then choose from which impact level on you wish to receive such information and “save”. * **You can receive event digests** for your favourite countries. Let’s say you want to receive once a week at 9:00am and overview of all events that occurred in the country over the past 7 days. Just go to “Alert digest”, define your individual settings and “save/update” your favourite. * **You can also receive** **risk level change alerts** by email in case the overall risk level of the country changes. ![](/files/-M6ZFZBHiSBcF6BPvf4t) {% hint style="warning" %} The alerts you receive are only information alerts about events occurring in the country. They include no recommendations and they are not linked to your location. Moreover, all permission levels have access to these settings, including travellers. {% endhint %} # Security Risk Icons INFORMATION AT A GLANCE ![](/files/-M6Uy1OZMoBit0qG3unM) # Visa Requirements Check for entry regulations and COVID-19 restrictions before travel You cannot only find information on the risk profile of your destinations when planning a business trip, but also check for current visa requirements for the planned trip. In the main menu under Country Risks you will find the item Visa Requirements. The feature is reserved for Advanced contract clients. {% hint style="info" %} We have chosen **IATA** (International Air Transport Association) as our data supplier. IATA is not only characterised by the greatest possible global coverage, but also by a high degree of information quality and neutrality compared to other visa service providers. {% endhint %} ![](/files/-MKKFcynQQ3fNy-eqvbL) Fill out the form according to your individual specifications and you will immediately receive an overview of the current entry and visa regulations. The resulting regulation overview also contains information on special regulations regarding COVID-19, such as quarantine or other requirements, such as proof of a COVID-19 test certificate. ![](/files/-MKKFhr-0PNuZNiuTcUe) # FAQ ## How do country information help risk prevention? Country information provide a first overview about the risk profile of a country. Reading the information will give you a first indication if travelling to the place is dangerous for you or not. It also recommends the implementation of specific risk mitigation measures to reduce the risks for your travel. ## Where do the data come from? Country and city risk layers as well as incidents are the outcome of the EXOP team’s work. All the security information is peer-reviewed by analysts. Business and corruption layers are derived from publicly available sources (e.g. World Bank etc.). The foreign ministry digest is calculated by an average of the respective country risk ratings by key foreign ministries incl. UK, US, Germany, Australia, France etc. ## Is the country information up to date? Our aim is to provide updates in real time. All content is updated automatically and in all languages as soon as key information e.g. security risk levels have been verified and changed by EXOP’s analysts. Technology now is doing most of the jobs, editors and translators used to do in the past. ## How can I change the language? The platform’s content including all communication (email and phone calls) is available in several languages, among them French, German, English and many more. You can select your own language. Simply go to your user profile, select your preferred language and save. # Articles Benefit from the knowledge of our strong global network. On the page Articles you have access to reports and analyses in the field of crisis management from EXOP and EXOP's partners. Among others you can find our regularly updated COVID-19 factsheet here. ![](/files/-MCgFwruhVKBPj1co51h) If you subscribe you will be informed each time a new article is being published. With "unsubscribe" you will not receive the email information anymore, but still be able to access articles and reports directly from the platform. # User Profile MANAGE YOUR PERSONAL ACCOUNT ## How can I manage my personal account? The user profile of the platform is an important element. Here, you can manage your **personal account**. You can set your name, email and phone number that serve as main contact details for the platform in case of emergencies and any other information. {% hint style="danger" %} The platform will prioritise contact details of the user profile over contact details from automatically transferred travel data, as any data provided by the traveller is assumed to be more precise. {% endhint %} In addition, users can select their preferred language and time zone. If user’s login via *username* and *password*, they can also change their password here. For additional safety they can also enable *two-factor authentication* for their account. Users can also determine their personal country of employment in the user profile. ![](/files/-M6ZFdnz1U9xgaVZM86D) # FAQ QUESTIONS ABOUT ADMIN AREA ## How can users get an account? There are different ways depending on the login procedure: 1. If the user registers via email token or SAML, the platform will automatically create a new user (in the standard group) as soon as the respective user clicks on the link. Please note that the email domain must be white-listed for using email token. 2. An administrator can simply add/invite users via the admin area. Multiple users can also be invited at once. ## How can I delete travellers or cancel trips? It depends. Travellers that have been integrated into the platform via automatic transfer of travel data and don’t have a user account in the platform cannot be deleted, neither can their trips. All travellers having an account in the platform can be deleted, including all their trips by the administrator only. Single trips cannot be cancelled, except trips registered via calendar tracking. In this case, the traveller himself needs to delete his calendar event. ## What does it mean when an email address begins with “temp-email-…”? This is not an error. In most cases, this is an email address that is temporary and not yet confirmed. For example, if you log in via email token, receive a link to register, but you never confirm your email with the link, the system will consider your email as temporary email. ## How long can I use the link received via email token login? By default, the link is valid for 24h. ## Why does my colleague have a different language than me? A company can set a default language for all users, but every user can set the preferred language for himself in the user profile. ## Why do travellers get emails not in their preferred language? There is only one default language for all users in the platform. If a traveller wants to have a different language, he must have an account in the platform and change the language in the user profile. # Travel Data Integration Your trips, locations, stays and flights ## SOLUTIONS FOR CORRECT TRAVEL DATA Many times travellers cannot be monitored properly. Why not? Incomplete booking data, spelling mistakes in names, missing or wrong phone numbers and email addresses make tracking and contacting travellers difficult. We provide three options to solve this problem: 1. a direct check-in feature 2. a manual trip registration 3. a trip registration through your personal calendar ### CHECK-IN The check-in feature serves as the shortest and most accurate way to submit a traveller’s position to the platform and integrate the person, based on the name, phone number and email address of his user profile, into the platform monitoring and alerting. The user will be monitored at exactly the geo-coordinates sent by the last check in. After seven days with no updated position, the monitoring will be terminated. This function is a huge advantage in cases where position data are rather inaccurate, e.g. if PNR travel data only provide the location of the arrival airport. Also, if there has been no time for another travel registration (manual, calendar or PNR registration) at all, with the push of a button, the traveller is being taken care of by the platform’s monitoring and alerting after a few moments. ### MANUAL TRIP REGISTRATION (MY TRIPS) With the second option you can manually register your trip easily through the platform. All you need is your trip details, e.g. flight or project/office site or hotel location. Go to My Trips (suitcase icon) in the menu bar and choose add manual booking. Fill out the form with the trip details and register your trip. It is recommended to use the search bar to enter the accommodation location address of your stay. You can also move the pin on the map to the location you want to be monitored at during your stay. After the confirmation notification, you will receive the PTI (according to your company's settings) and be part of the monitoring and alerting. ![Manual Trip Registration](/files/-M6Uy1MS_r5mUNwcTEkf) ### CALENDAR TRIP REGISTRATION {% embed url="" %} The third option is the calendar registration that allows you to invite the platform to any of their appointments and trips worldwide. Travellers can invite the platform to their 3-day city trip with business meetings as well as to their visit to a project site located in a rural high-risk area and even to short stops along the road. The platform will be your companion that informs you proactively if a security incident occurs and initiates emergency procedures, if it finds you in danger. ![Calendar trip registration](/files/-M6Uy1MTOzsueTqrzrfU) Simply register your trip through your personal calendar application in two simple steps – at the office with your desktop PC or on the go with your smartphone. 1. **Create an appointment** in your calendar for the duration of your trip, name your destination and invite the company specific email address as an attendee. You will find the email address in the platform under Calendar Trip Registration. 2. Within a few moments you will receive an email with a link to **confirm the registration**. This link leads to a confirmation page where you can directly add or update your location and contact details, such as your mobile number. Finally confirm the trip ... and done! To summarize the benefits of using the calendar tracking : * **QUICK — In ONLY A FEW Steps:** Register trips in two easy steps wherever you are – at the office with your desktop PC or on the go with your smartphone. Just create an appointment for the duration of your trip, invite the platform as an attendee and confirm the trip registration. * **EASY — Simply using YOUR PERSONAL CALENDAR:** You can register your trip easily through your personal calendar application. The platform supports any common calendar applications, including Outlook, iCal and Gmail. * **FLEXIBLE — Your flights change? Just adapt your calender event**: You can postpone, extend or cancel the appointment in your calendar at any time. Your changes are forwarded to the platform immediately. {% hint style="info" %} Please note that only travellers that have a platform account and can thus be identified, are entitled to use calendar tracking. {% endhint %} ## MY TRIPS - AN OVERVIEW OF MY BOOKINGS ![](/files/-MKKKWxFaxv7A5MubshK) Every platform user can access his or her personal bookings, flights, trips and stays registered with the platfom. A GPS location transmitted via check-in on the other, hand will not be listed here. Select My Trips (suitcase icon) from the menu bar and then click show more to see the details of the relevant booking. You can edit or delete bookings you had made in the platform itself (manual trip registration). Trips registered via calender tracking can be edited by changing or deleting the event in your calender application. PNR data transmitted automatically can only be changed by the travel agency. ![](/files/-MKK8aJsOAwc__l4TzjN) ![](/files/-MKK8gSsCVxrX90QToKX) # FAQ ## How can I reset my login credentials? This depends on the login mechanism you use. If you use username and password just click “*Forgot your password?*” on the login page and follow the instructions. If you use SAML or email token, you don’t have login credentials. For email token login just start the process again to receive an email token link. Please note that your email domain in your company email address must be white-listed for using email token. You also need access to your company email address. In case of SAML, just click on the link provided by your company. For this to work you must have a valid company account and be connected to your company’s infrastructure. ## Why am I not able to login? 1. **Your account may be locked**. This can have several reasons. First, it can happen if you tried to login with the wrong credentials too often. In this case you will get unlock instructions via email automatically. Please follow them. If you didn’t receive them, just click “*Didn’t receive unlock instructions?*” on the login page. 2. It is also possible that **you got disabled by you administrator** or the whole company got disabled (e.g. your contract expired). Please check with your administrator for help ## How can I temporarily prevent a user from login without deleting him? Just go to the admin area to users and edit the user. There you find the check box to disable the user. ## Why can I not register my trip? Only registered users of the platform can sign up for calendar tracking. If there is no user profile the platform administrator receives an email to invite the designated user to create an account. ## What can I do if I register a trip via calendar tracking but receive an error message? This can have multiple reasons. In general, the error message you receive via email will tell you the exact error. The most common error occurs when users forward the calender event via email, instead of adding the platform email address directly as a guest. In case of Microsoft Outlook do not use an appointment and forward it. **Create a meeting where you invite the platform directly to the meeting.** # X-ASSIST ***Bitte beachten Sie, dass EXOP in Crisis24 GmbH umbenannt wurde. Zumindest für eine Übergangsperiode finden Sie noch Referenzen zu EXOP in Videos und Screenshots.*** ## EINFÜHRUNGSVIDEO {% embed url="" %} ## PRODUKT ÜBERSICHT X-ASSIST ist eine **Mobility Risk Management Plattform**, die weltweit 24/7 Sicherheitsvorfälle erkennt und den Ort eines Vorfalls mit Ihrem Aufenthaltsort abgleicht um Sie automatisch und unmittelbar zu alarmieren, wenn Sie sich in der Nähe des Vorfalls befinden. Über die Plattform können Sie Notfallanrufe durchführen, Ihren aktuellen Standort übermitteln (wenn zugelassen) und rückmelden, ob es Ihnen gut geht oder ob Sie Hilfe benötigen. ![](/files/-M6ZCUS6CNjv6V1lXnJT) ## SCHLÜSSELFUNKTIONEN X-ASSIST: * Erkennt und minimiert Reiserisiken * Integriert Reisedaten und visualisiert die Position von Reisenden und Standorten * Erkennt Sicherheitsvorfälle sofort mit der Hilfe von künstlicher Intelligenz * Gleicht Reisedaten innerhalb von Sekunden mit dem Ort eines Sicherheitsvorfalls ab * Fragt proaktiv nach dem Status der betroffenen Reisenden und übermittelt diesen an das Management * Kommuniziert in der Sprache, in der Sie sich wohlfühlen * Alarmiert automatisch die Verantwortlichen, um Notfallmaßnahmen einzuleiten und Sie zu unterstützen ## **ZIELSETZUNG DIESES LEITFADENS** Der folgende Leitfaden beschreibt die wichtigsten Funktionen und Merkmale von X-ASSIST, der Mobility Risk Management Plattform. {% hint style="info" %} **Bitte beachten Sie:** Dies ist ein Benutzerleitfaden und enthält daher keine detaillierte technische Beschreibung des Notfallprozesses der Plattform oder der Onboarding-/Authentifizierungs-/Anmeldeverfahren. {% endhint %} ![](/files/-M8yk54hKMSx1CLKVk30) # Erste Schritte ## ENTDECKEN SIE DIE PLATTFORM Es gibt mehrere grundlegende Funktionselemente, die im oberen Teil jeder Seite sichtbar sind – die **Navigationsleiste**, den **Notfall/Check-in Button** und, auf den Hauptseiten, den **Bildschirmteiler**. ### NAVIGATIONSLEISTE Beginnen Sie mit der Nutzung der Plattform über die Navigationsleiste, indem Sie sich einen Überblick verschaffen. Klicken/berühren Sie das entsprechende Symbol und öffnen damit die **Risikokarte**, **Globale Vorfälle**, **Länderinformationen, Meine Reisen** - eine Übersicht Ihrer eigenen Buchungsdaten und Optionen für die Reiseanmeldung, sowie zu unseren **Analysen**. ![](/files/-MK_TVmahaTTAuxKifjo) ### **NOTFALLBUTTON** & DATENINTEGRATION #### Siehe Tutorial: {% embed url="" %} Sie finden die Funktionen auf allen Seiten in der oberen linken Ecke des Bildschirms: Berühren Sie das Symbol neben dem Logo, um auf den Notfallbutton und die Optionen für die Standortfreigabe zuzugreifen: * **Rufen Sie Hilfe** - Rufen Sie im Notfall die Operationszentrale an und teilen Sie Ihren Standort mit * **Check-in** - Senden Sie Ihren genauen Standort für ein präziseres Monitoring und genauere Unterstützung * **Active location alerting** - Teilen Sie Standort- und Bewegungsdaten und machen Sie Ihren Transport sicherer {% hint style="info" %} Weitere Informationen zu diesen Funktionen finden Sie im Abschnitt Reisedatenintegration im Kapitel X-ASSIST App. {% endhint %} ### **BILDSCHIRMANSICHTEN** Je nach der Größe Ihres Bildschirms stehen Ihnen unterschiedliche Bildaufteilungen zur Verfügung. Sie können die Bildschirmansichten mit einem oder zwei Klicks auf das Symbol für den Ansichtsmodus, welches sich immer in der linken oberen Ecke des Bildschirms befindet, anpassen. In allen mobilen Ansichten können Sie mit einem Klick auf das Kartensymbol von der Navigationsleiste zur Kartenansicht und zurück wechseln. # X-ASSIST App Mobiles Risikomanagement X-ASSIST ist auch als browserbasierte Webanwendung und als native mobile Anwendung verfügbar, die Ihnen alle wichtigen Funktionen der Desktop-Version zur Verfügung stellt: * **Notfallanruf** – wenn Sie in Gefahr sind, können Sie die EXOP-Operationszentrale 24/7 erreichen * **Statusanruf** – wenn sich in der Nähe ein Sicherheitsvorfall ereignet, ruft die Plattform Sie an, um zu prüfen, ob Sie Hilfe benötigen * **Alerting** – Sie erhalten E-Mails, die Sie über die neuesten Sicherheitsentwicklungen und Vorfälle vor Ort informieren * **Pre-Trip Information** – Sie erhalten vor der Abreise die neuesten Sicherheits- und medizinischen Informationen * **Reisesicherheitsinformation** – Sie können jederzeit auf alle relevanten Informationen zu Ihrem Reiseziel zugreifen ![](/files/-M6Uy1Zqbec_cLeUniAN) ## Browserbasierte Web App Die browserbasierte Webanwendung ist die bevorzugte Option für Unternehmen, in denen die Installation von Fremdanwendungen auf Geschäftstelefonen eingeschränkt ist. Ohne eine App installieren zu müssen, haben die Nutzer über den Browser Zugriff auf alle Funktionen, einschließlich der Geolokalisierung und des Notfallbuttons. ## Native App Die X-ASSIST App für IOS und Android ([Play Store](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.exop_group.xassist\&gl=IT) or [App Store](https://apps.apple.com/gb/app/x-assist/id1489592901?l=it)) bietet sämtliche Funktionalitäten, die Sie auch von der X-ASSIST Desktop-Anwendung kennen. ![](/files/-M6Uy1Zt7XNSLXS_B4B4) ![X-ASSIST App (Schnappschüsse)](/files/-MDYzVOl_hgRKndusPpq) ## AKTIVIERUNG DER APP Um die App, nachdem Sie sie installiert haben, erstmalig zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Melden Sie sich wie gewohnt auf der Plattform an (Login) und öffnen Sie Ihr Nutzerprofil. Klicken Sie auf „Mobile App“ auf der linken Bildschirmseite. 2. Starten Sie nun die App. Beim Starten der App erscheint ein 8-stelliger Autorisierungscode. 3. Geben Sie den Code auf Ihrem Nutzerprofil in das Feld „Autorisierungscode“ ein und klicken Sie „Autorisieren“. 4. Sie sind nun permanent für die Nutzung der App auf Ihrem mobilen Gerät angemeldet. 5. Wenn ein Update der App erfolgt ist, werden Sie aufgefordert, sich erneut zu autorisieren. ![](/files/-M6Uy3OuOSqit4FKz-jC) # On-Trip Datenintegration Übertragung von Positionsdaten für Ihre Sicherheit Vor allem während einer Geschäftsreise bietet die App eine Reihe von Funktionen, die das Monitoring und Alerting verbessern und Ihre Sicherheit somit deutlich erhöhen. #### NOTFALLFUNKTION In kritischen Situationen kann der Reisende den Notfallbutton drücken und wird automatisch mit der zuständigen Operationszentrale verbunden. Des Weiteren wird der **genaue Standort des Reisenden** an die zuständige Operationszentrale übermittelt. Das bedeutet, dass die Operationszentrale, auch wenn der Anruf unterbrochen wird, den Notfall bearbeiten kann. Diese Funktion ist besonders wichtig für Reisende, die sich in einer lebensbedrohlichen Situation befinden und nicht in der Lage sind am Telefon zu sprechen. Der Notfallbutton kann als **stiller Alarm** dienen; einfach den Button drücken und sofort wird der Standort des Reisenden an die zuständige Operationszentrale übermittelt, welche umgehend die vereinbarten Notfallmaßnahmen umsetzen kann. #### **CHECK-IN** Die Check-in Funktion ist die schnellste und genaueste Möglichkeit, die **Position eines Reisenden** an die Plattform zu übermitteln und die Person anhand der Telefonnummer und E-Mail-Adresse ihres Benutzerprofils ins Monitoring und Alerting zu integrieren. Der Benutzer wird genau an den Geokoordinaten gemonitort, die beim letzten Check-in gesendet wurden. Die jeweiligen Manager können den Reisenden und seine Position im Travel Monitor sehen. Nach acht Stunden ohne aktualisierte Position wird das Monitoring beendet. Diese Funktion ist ein großer Vorteil wenn die Positionsdaten ungenau sind, z.B. wenn die PNR-Reisedaten nur den Ort des Ankunftsflughafens angeben. Auch wenn keine Zeit war, um eine Reise zu registrieren (per Kalender oder PNR-Registrierung), kann der Reisende auf diesem Weg per Check-in nach wenigen Augenblicken von der Plattform gemonitored und wenn nötig direkt alarmiert werden. #### ACTIVE LOCATION ALERTING Reisende, die die native App nutzen, können mit ihrer ausdrücklichen Zustimmung ihre **Bewegungs- und Positionsdaten** direkt auf die Plattform übertragen. Basierend auf den Bewegungsdaten des Smartphones des Reisenden kann der Travel Manager die Live-Position des Reisenden verfolgen. **Auf diese Weise können die Reisenden auch auf Überlandfahrten und unterwegs gemonitort werden.** Diese Option ist besonders nützlich für Fahrten und Transporte, z.B. vom Flughafen zu einem entfernten Projektstandort. Auch in Fällen, in denen Reisende und Expats in Hochrisikogebieten pendeln müssen, erhöht die genaue Übertragung von Bewegungsdaten ihre Sicherheit erheblich. {% hint style="info" %} Weitere Informationen zu den Möglichkeiten der Assistance finden Sie im Abschnitt Assistance Einstellungen im Kapitel Travel Monitor. {% endhint %} # Risikokarte HEATMAP UND RISIKOLAYERS ![](/files/-M6ZChOewXyuS2XjbYzT) ## Was ist die Risikokarte? Die Risikokarte ist das Herzstück der dynamischen Länderinformationen. ![](/files/-M6ZCksb60LgER5mIWOu) Wenn man in die Risikokarte hineinzoomt, werden EXOP-Risikoeinstufungen der Länder sowie auch Risiken innerhalb der Länder sichtbar. Die Karte zeigt das Risiko von Provinzen, **bis hinunter zu Städten und sogar Stadtbezirken**. Ein näherer Blick auf wichtige Städte zeigt violett markierte **Gebiete mit einem höheren Risiko für Reisende**. Sie können sich verschiedene Informationen, Kartentypen und Ebenen anzeigen lassen. Mit Hilfe der Ereignisauswahl und Ereignisvisualisierung können Sie ein erstes Risikoprofil einer Region erstellen, das auf den Sicherheitsvorfällen in den für Sie interessanten Risikokategorien und in einem bestimmten Zeitraum basiert. {% hint style="info" %} Es wird empfohlen, mit Hilfe der **Suchzeile** in der Karte zu navigieren, vor allem wenn Sie genau wissen, welchen Ort Sie suchen. {% endhint %} ### HEATMAP Die **Heatmap** zeigt Ihnen auf einen Blick die Hot Spots innerhalb des Landes. Durch Ihre Filter definiert, zeigt sie Ihnen, welche Bereiche zu meiden sind und welche Bereiche höhere Sicherheitsmaßnahmen erfordern. Eine Bedrohung, die vor drei Jahren akut war, muss nicht unbedingt heute noch vorliegen, weshalb die Verwendung des Zeitfilters zwingend notwendig ist, **um eine klare Antwort auf Ihre Fragen zu erhalten.** ![](/files/-M6ZCnRBksN_ij8tY_XA) # Globale Vorfälle EINBLICKE IN DIE RISIKEN VOR ORT - IN ECHTZEIT ![](/files/-M6ZCr2JMjWx00z7-rZL) ## SCHLÜSSELFUNKTIONEN * **Liste der Ereignisse** - Ansicht von Sicherheitsereignissen weltweit * **Diagrammansicht** - Listenansicht, Diagramme und Kartenansicht # Ereignisse und Vorfälle ANSICHT DER SICHERHEITSRELEVANTEN VORFÄLLE WELTWEIT Alle sicherheitsrelevanten Ereignisse oder Vorfälle der letzten Jahre sind auf der Seite „**Globale Vorfälle**“ aufgelistet. Die gelisteten Ereignisse bieten strukturierte und vergleichbare Informationen wie Risikokategorie, Datum und Uhrzeit, Auswirkungsgrad und den genauen Ort des Vorfalls, ergänzt durch einen direkten Link zu den relevanten Nachrichtenquellen. Auf diese Weise erhalten Sie einen Einblick in die Ereignisse vor Ort und können überlegen, ob Sicherheits- oder medizinische Präventionsmaßnahmen angepasst werden müssen. Darüber hinaus werden informieren **"Ankündigungen"** über zukünftige, womöglich kritische Ereignisse. ![](/files/-M6Uy3PxhGUyNzrHcfCX) Wie können Sie sich über bestimmte Orte und Themen informieren? Sie möchten z.B. wissen, ob Sie während des Aufenthalts in einer bestimmten Stadt dem **Risiko gewaltsamer Ausschreitungen** ausgesetzt sind oder ob es im Umfeld Ihres Projektstandortes zu **Konflikten** kommt oder in welchen Jahreszeiten das **Risiko von Orkanen** an einem bestimmten Reiseziel besonders hoch ist? **Richten Sie Ihre Suche nach Ihren spezifischen Fragen aus**, indem Sie die verschiedenen Filteroptionen verwenden und miteinander kombinieren. ![](/files/-M6Uy3PywFJaFh-yksGW) # Verschiedene Ansichten LISTENANSICHT, DIAGRAMME UND KARTENANSICHT Um die Suche nach den gewünschten Informationen intuitiver zu gestalten, bietet die Plattform **mehrere Ansichten der Ereignisse**. ![ANSICHT DER GLOBALEN EREIGNISSE IM DIAGRAMMMODUS](/files/-M6Uy2ViuLrAshlFpVKw) In der Listenansicht auf der linken Seite des Bildschirms sehen Sie die Ereignisse (gefiltert nach Ihren Kriterien) in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge - nach Datum oder nach Auswirkungsgrad. Wenn Sie in die Grafikansicht wechseln, werden Ihnen dieselben Ereignisse in einer **Risikotrendlinie** oder einem **Vorfallslokalisator** angezeigt. Diese Grafiken helfen Ihnen dabei, allgemeine Risikotrends und die wichtigsten Risikoorte schnell zu identifizieren. Alternativ können Sie mit Hilfe der Karte durch die Ereignisse navigieren, um die benötigten Informationen zu finden. # Benachrichtigung per E-Mail ## Ankündigung ![](/files/-M6Uy1teeZ6FlT8oLQIx) ## Sicherheitsinformation ![](/files/-M6Uy1tdMQufU69iqhX_) ## Alert ![](/files/-M6VAS19vdbIvo4Cp_2m) ## Special Alert ![](/files/-M6VB4X4MAGAybjXCtun) # FAQ FRAGEN ZU GLOBALEN VORFÄLLE ## Was ist eine Ankündigung, eine Sicherheitsinformation, ein Alert und ein Special Alert? ### **ANKÜNDIGUNG** Eine Ankündigung ist ein vorhersehbares sicherheitsrelevanters Ereignis in der Zukunft, wie z.B. Streiks und Demonstrationen. ### SICHERHEITSINFORMATION Sie erhalten Informationen über einen Sicherheitsvorfall per E-Mail, wenn Sie auf der Seite globale Vorfälle oder für ein bestimmtes Land auf der Seite für Länderinformationen einen Favoriten festlegen. Sobald das System einen Vorfall erkennt, der Ihrem Favoriten entspricht, erhalten Sie eine E-Mail mit der Vorfallsinformation. {% hint style="info" %} Bitte beachten Sie, dass die Sicherheitsinformationen keine Verhaltensempfehlungen enthalten. {% endhint %} Zusätzlich können Sie einen **regelmäßigen Alert Digest** für alle Ereignisse erhalten, die diesem Favoriten entsprechen. ![](/files/-M6Uy3V1FRHO1HEWpsBd) ### ALERT Sie erhalten eine Alert per E-Mail, wenn sich in der weiteren Umgebung Ihres registrierten Standortes ein sicherheitsrelevanter Vorfall ereignet. Von diesem Vorfall sind Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht direkt betroffen, dennoch sollten Sie darüber informiert sein. Für jeden Vorfall, der einen Alert auslöst, sendet das System verschiedene Alert-E-Mails – eine ist auf den Reisenden, die andere auf den Travel Manager zugeschnitten. **SPECIAL ALERT** Im Falle eines Special Alerts kann nicht ausgeschlossen werden, dass ein Reisender direkt von einem Sicherheitsvorfall betroffen ist, der eine Bedrohung für Leben und Gesundheit darstellen kann. X-ASSIST die betroffenen Reisenden an, um ihren Status zu ermitteln. Außerdem erhält der Reisende die Informationen über den Vorfall per E-Mail, einschließlich Verhaltensrichtlinien, um das Risiko das von dem Ereignis ausgeht, zu verringern. Für jeden Vorfall, der einen Special Alert auslöst, sendet das System verschiedene E-Mails – eine ist auf den Reisenden, die andere auf den Manager zugeschnitten. # Länderinformationen ![](/files/-M6ZDBNDv6gVMlhEq6c2) # Gesamtübersicht DIREKT AUF DEN PUNKT GEBRACHT Die Gesamtübersicht des ausgewählten Landes gibt einen Überblick der vergangenen und bevorstehenden sicherheitsrelevanten Ereignisse. Sie sehen die vier letzten Vorfälle, können sich ein Bild von der Häufigkeit sicherheitsrelevanter Vorfälle in den letzten Monaten machen und die wichtigsten Vorfallskategorien für das jeweilige Land einsehen. Dies wird Ihnen helfen, die Sicherheitsentwicklungen vor Ort und die größten Bedrohungen für Ihre Reisenden besser zu verstehen. Mit Hilfe des Abschnitts "spezifische Empfehlungen" können Sie sofort erkennen, welche Themen vor und während einer Reise zu berücksichtigen sind. ![](/files/-M6ZDIz_l-dgLbaknhnN) # Risikoüberblick IMMER EINEN SCHRITT VORAUS Kriminalität, zivile Unruhen, Terrorismus, allgemeine Risiken und politische Stabilität sind Schlüssel-kategorien, die bewertet werden müssen, um ein grundlegendes Länderrisikoportfolio zu erstellen. Zusätzlich ermitteln unsere Experten Risiken für die wichtigsten Städte jedes Landes und fügen jeden Monat neue Informationen hinzu, z.B. zu bestimmten Gebieten, die Reisende meiden sollten. ![](/files/-M6Uy22DofdvrsT8Tw4y) # Medizinische Risiken IMPFUNG ODER KEINE IMPFUNG Medizinische Vorkehrungen müssen mitunter lange vor der Reise beginnen. X-ASSIST listet die neuesten medizinischen Ereignisse sowie impfpräventable und nicht impfpräventable Krankheiten auf, so dass Sie gemeinsam mit einem Arzt entscheiden können, wie Sie sich rechtzeitig auf die Reise vorbereiten. Wenn Ihre Firma mit eigenen medizinischen Quellen arbeiten möchte, können alle medizinischen Informationen deaktiviert werden. Die Aktivierung oder Deaktivierung bezieht sich auf den medizinischen Risikoüberblick, die Empfehlungen, das medizinische Alerting und den medizinischen Karteninhalt. ![ÜBERSICHT MEDIZINISCHER RISIKEN](/files/-M6Uy6BsyAD_OsGEYDs8) # Empfehlungen IMMER VORBEREITET SEIN Für jedes Land wird eine Liste von Schlüsselempfehlungen bereitgestellt, um die Risiken auf Ihrer Reise zu reduzieren. Ähnliches gilt für medizinische Empfehlungen. Von besonderem Interesse ist der Abschnitt "Spezifische Empfehlungen", der besondere Empfehlungen und detaillierte Informationen über ein konkretes, in dem jeweiligen Land vorherrschendes Risiko enthält. ![ÜBERSICHT EMPFEHLUNGEN](/files/-M6Uy3X2Lwly3JEwDwaV) # Diagramme EINBLICKE IM ÜBERBLICK Diagramme bieten intelligente Grafiken für den analytischen Benutzer. Risikolinien, Prognosen, bevorstehende Ereignisse und Risikokategorisierungen - all diese Visualisierungen helfen Ihnen, einen allgemeinen Risikotrend besser zu verstehen und die wichtigsten Risiken auf einen Blick zu erkennen. ![](/files/-M6Uy3Zb4PDE7Toe5Igo) # Länderfavoriten EINEN LÄNDERFAVORITEN SPEICHERN Wenn Sie sich für Entwicklungen in bestimmten Ländern interessieren, können Sie diese als Favoriten speichern. Was sind die Vorteile? * Sie können Ihre Favoriten **direkt** von der Länderinformationsseite aus aufrufen, indem Sie sie aus der Liste der Favoriten auswählen, die Ihnen links auf der Seite angezeigt wird. * Noch wichtiger ist, dass Sie **E-Mail-Benachrichtigungen** über sicherheitsrelevante Vorfälle in Ihren Favoritenländern erhalten können. Aktivieren Sie einfach „Informieren Sie mich per E-Mail...“, wählen Sie aus, ab welchem Auswirkungsgrad Sie diese Nachrichten erhalten möchten und „speichern“ sie. Die E-Mail, die Sie erhalten, hat den Betreff "Sicherheitsinformation“. * Sie können **regelmäßige Zusammenfassungen** der Informationen für Ihre Favoriten erhalten. Nehmen wir an, Sie möchten montags um 9:00 Uhr eine Übersicht aller Ereignisse der letzten 7 Tage in Ihrem Favoritenland erhalten. Gehen Sie einfach zu "Zusammenfassung der Ereignisse", definieren Sie Ihre individuellen Einstellungen und "speichern/aktualisieren" Sie Ihren Favoriten. * Außerdem können Sie per **Risk Level Change Alert** eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten, wenn sich das Gesamtrisiko eines Landes ändert. ![](/files/-M6ZDPQlJiY67BHBI308) {% hint style="warning" %} Die E-Mails, die Sie erhalten, sind lediglich Informationen über Ereignisse, die in dem Land stattfinden. Sie enthalten keine Empfehlungen und sind nicht an Ihren Standort gebunden. Darüber hinaus haben alle Berechtigungsstufen Zugang zu diesen Einstellungen, auch Reisende. {% endhint %} # Symbole für Sicherheitsrisiken INFORMATIONEN AUF EINEN BLICK ![](/files/-M6Uy2WXvxNd3NBQa61E) # Visa-Anforderungen Prüfen Sie vor der Reise auf Einreisebestimmungen und COVID-19-Einschränkungen Sie können sich bei der Planung einer Geschäftsreise nicht nur über das Risikoprofil Ihrer Reiseziele informieren, sondern auch die aktuellen Visa-Anforderung für die geplante Reise prüfen. Im Hauptmenü unter Länderrisiken finden Sie den Punkt Visa-Anforderungen. Das Feature ist für Advanced-Vertragskunden verfügbar. {% hint style="info" %} Wir haben die IATA (International Air Transport Association) als unseren Datenlieferanten gewählt. Die IATA zeichnet sich nicht nur durch eine größtmögliche globale Abdeckung aus, sondern auch durch ein hohes Maß an Informationsqualität und Neutralität im Vergleich zu anderen Visa-Dienstleistern. {% endhint %} ![](/files/-MK_Um_824B53OokLuqr) Füllen Sie das Formular nach Ihren individuellen Vorstellungen aus und Sie erhalten umgehend einen Überblick über die aktuellen Einreise- und Visabestimmungen. Die daraus resultierende Regelungsübersicht enthält auch Informationen über spezielle Regelungen zu COVID-19, wie z.B. Quarantäne oder andere Anforderungen, wie z.B. den Nachweis eines COVID-19-Testzertifikats. ![](/files/-MKKFhr-0PNuZNiuTcUe) # FAQ ## Wie helfen die Länderinformationen bei der Risikovermeidung? Die Länderinformationen geben einen ersten Überblick über das Risikoprofil eines Landes und einen ersten Hinweis darauf, ob die Anreise oder der Aufenthalt vor Ort für Sie gefährlich ist oder nicht. Hier finden sich auch Empfehlungen für spezifische Maßnahmen, um die Risiken auf Ihren Reisen zu verringern. ## Woher kommen die Daten? Länder- und Stadtrisiken sowie Vorfälle sind das Ergebnis der Arbeit des EXOP-Teams. Alle Sicherheitsinformationen werden von Analysten überprüft. Business- und Korruptionsrisiken werden aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Weltbank, etc.) bezogen. Der Foreign Ministry Index bildet eine Zusammenfassung der jeweiligen Länderrisikoeinschätzungen durch die wichtigsten auswärtigen Ämter ab, einschließlich Kanada, USA, Deutschland, Australien, Irland usw. ## Sind die Länderinformationen auf dem neuesten Stand? Unser Ziel ist es, Aktualisierungen in Echtzeit bereitzustellen. Der gesamte Inhalt wird automatisch und in allen Sprachen aktualisiert, sobald wichtige Informationen, z.B. die Sicherheitsrisikostufen, von den EXOP-Analysten überprüft und geändert wurden. Der hohe Automatisierungsgrad der Plattform ermöglicht es Risikoänderungen unmittelbar umzusetzen und sichtbar zu machen. Die Technologie ersetzt Redakteure und Übersetzer für die Texte. ## Wie kann ich die Sprache ändern? Der Inhalt der Plattform einschließlich der gesamten Kommunikation (E-Mail und Telefonanrufe) ist in mehreren Sprachen verfügbar, darunter Französisch, Deutsch, Englisch, Spanisch und viele weitere. Nutzer können ihre eigene Sprache wählen und diese in ihrem Nutzerprofil auswählen. # Analysen Profitieren Sie von dem Wissen unseres starken, weltumspannenden Netzwerks. Von der Seite Analysen können sie auf Berichte und Analysen zu vielen Themen rund um das Krisenmanagement zugreifen. Unter anderem finden Sie hier unser regelmäßig erscheinendes COVID-19 Factsheet. ![](/files/-MK_V66Y4ua-lZ4t1n2V) Über den Button „Abonnieren“ werden Sie jedes Mal per E-Mail informiert, sobald ein neuer Artikel eingestellt wurde. Mit „Abbestellen“ können Sie an gleicher Stelle die E-Mail-Benachrichtigungen wieder einstellen. Auf der Plattform haben Sie dennoch weiterhin Zugriff auf die Berichte. # Nutzerprofil VERWALTEN SIE IHR PERSÖNLICHES KONTO ## Wie verwalte ich meine Daten? Das Nutzerprofil der Plattform ist ein wichtiges Element. Hier können die Nutzer ihre persönlichen Daten und Einstellungen verwalten. Sie können Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer festlegen, die als Hauptkontaktdaten für die Plattform in Notfällen und für alle anderen Informationen zur Verfügung stehen. {% hint style="danger" %} Die Plattform wird die Kontaktdaten des Nutzerprofils gegenüber den Kontaktdaten aus den automatisch übertragenen Reisedaten priorisieren, da davon ausgegangen wird, dass die von dem Reisenden selbst angegebenen Daten präziser sind als Daten aus dem Reisebüro. {% endhint %} Darüber hinaus können die Benutzer ihre gewünschte Sprache und Zeitzone und das Land, in dem sie beschäftigt sind, auswählen. Wenn sich der Nutzer über Nutzername und Passwort einloggt, kann er hier auch sein Passwort ändern. Für zusätzliche Sicherheit können sie auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für ihr Konto aktivieren. Im Nutzerprofil können Nutzer auch ihr persönliches Beschäftigungsland bestimmen. ![](/files/-M6Ym4iuwMqECLeReeB5) # FAQ FRAGEN ZUM ADMINBEREICH ## Wie kann ich mich registrieren? Je nach Anmeldeverfahren gibt es verschiedene Möglichkeiten: 1. Wenn sich der Nutzer per E-Mail-Token oder SAML registriert, legt die Plattform automatisch einen neuen Nutzer (in der Standardgruppe) an, sobald der jeweilige Nutzer auf den Link klickt. **Bitte beachten Sie**, dass die E-Mail-Domäne für die Verwendung von E-Mail-Token auf der White-List stehen muss. 2. Ein Administrator kann einfach über den Adminbereich Nutzer hinzufügen/einladen. Es können auch mehrere Nutzer auf einmal eingeladen werden. ## Wie können Reisende gelöscht oder Reisen storniert werden? Reisende, die über die automatische Übertragung von Reisedaten in die Plattform integriert wurden und kein Benutzerkonto in der Plattform haben, können nicht gelöscht werden, ebenso wenig wie ihre Reisen. Alle Reisenden, die ein Benutzerkonto auf der Plattform haben, können ausschließlich vom Administrator gelöscht werden, einschließlich aller ihrer Reisen. Einzelne Reisen können nicht storniert werden, mit Ausnahme der über das Kalender Tracking registrierten Reisen. In diesem Fall muss der Reisende selbst seinen Kalendereintrag löschen. ## Was bedeutet es, wenn eine E-Mail-Adresse mit "temp-email-..." beginnt? Dies ist kein Fehler. In den meisten Fällen handelt es sich um eine E-Mail-Adresse, die momentan noch nicht bestätigt ist. Wenn Sie sich beispielsweise per E-Mail-Token einloggen, einen Link zur Registrierung erhalten, aber niemals Ihre E-Mail mit dem Link bestätigen, wird das System Ihre E-Mail als temporäre E-Mail betrachten. ## Wie lange kann ich den per E-Mail-Token erhaltenen Link für die Anmeldung verwenden? Standardmäßig ist der Link 24 Stunden gültig. ## Warum hat mein Kollege eine andere Sprache als ich? Ein Unternehmen kann eine Standardsprache für alle Nutzer festlegen, aber jeder Nutzer kann die bevorzugte Sprache für sich selbst im Nutzerprofil einstellen. ## Warum erhalten Reisende E-Mails nicht in ihrer gewünschten Sprache? Der Administrator legt eine unternehmensweite Standardsprache fest. Diese gilt für alle Nutzer, die keine eigene Spracheinstellung im Ihrem Nutzerprofil vornehmen. # Integration von Reisedaten Ihre Reisen, Buchungen, Aufenthaltsorte und Flüge Oftmals können Reisende nicht richtig gemonitort werden. Warum nicht? Unvollständige Buchungsdaten, Schreibfehler in Namen, fehlende oder falsche Telefonnummern und E-Mail-Adressen erschweren die Nachverfolgung und die Kontaktaufnahme. Wir bieten drei Optionen zur Lösung dieses Problems an: 1. Check-in Funktion 2. Eine manuelle Reiseanmeldung 3. Eine Reiseanmeldung über den persönlichen Kalender ## CHECK-IN FUNKTION Die Check-in Funktion ist die schnellste und genaueste Möglichkeit, die Position eines Reisenden an die Plattform zu übermitteln und die Person anhand der Telefonnummer und E-Mail-Adresse ihres Benutzerprofils ins Monitoring und Alerting zu integrieren. Der Benutzer wird genau an den Geokoordinaten gemonitort, die beim letzten Check-in gesendet wurden. Nach acht Stunden wird das Monitoring beendet, wenn kein erneuter Check-in erfolgt ist. Diese Funktion ist besonders relevant, wenn die Positionsdaten ungenau sind, z.B. wenn PNR-Reisedaten nur den Ankunftsflughafen angeben. Auch wenn keine Zeit war, um eine Reise zu registrieren (per Kalender oder reguläre Reisebuchung), kann der Reisende auf diesem Weg per Check-in nach wenigen Augenblicken von der Plattform gemonitort und wenn nötig direkt alarmiert werden. ## MANUELLE REISEANMELDUNG Sie können Reisen einfach manuell im System registrieren. Alles, was Sie brauchen, sind die Reisedaten, z.B. Flug oder Projekt-/Bürostandort oder Hotelstandort. Es wird empfohlen, die Suchleiste zu verwenden, um die Adresse des Unterkunftsortes für Ihren Aufenthalt einzugeben. Alternativ können Sie auch die Nadel auf der Karte an den Ort verschieben, an dem Sie während Ihres Aufenthalts verortet werden möchten. ![](/files/-M6Uy3cL5n-Bo-ERyDkX) ## KALENDER REISEANMELDUNG {% embed url="" %} Die zweite Option ist die Reiseanmeldung über den Kalender, die es Ihnen ermöglicht, die Plattform zu jedem Ihrer Termine und Reisen weltweit einzuladen. Dies gilt sowohl für die 3-tägige Städtereise mit Geschäftsterminen, wie auch für den Besuch eines Projektstandortes in einer abgelegenen Hochrisikoregion und sogar für kurze Zwischenstopps oder ein Abendessen. X-ASSIST wird der Begleiter Ihrer Reisenden sein, welcher sie proaktiv informiert, wenn ein Sicherheitsvorfall eintritt und Notfallmaßnahmen einleitet, wenn die Plattform sie in Gefahr sieht. ![](/files/-M6Uy3cMyeAF-VGTAA1h) Registrieren Sie Ihre Reise einfach durch Ihre persönliche Kalenderanwendung – im Büro mit Ihrem Desktopcomputer oder unterwegs mit Ihrem Smartphone. 1. Erstellen Sie in Ihrem Kalender einen Termin für die Dauer Ihrer Reise, nennen Sie Ihr Reiseziel und laden Sie die firmenspezifische E-Mail-Adresse als Teilnehmer ein. Sie finden die E-Mail-Adresse in der Plattform unter Kalender-Tracking. 2. Innerhalb weniger Augenblicke erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung der Registrierung. Dieser Link führt zu einer Webseite, auf der Sie Ihren Standort und Ihre Kontaktdaten, wie z.B. Ihre Mobiltelefonnummer, direkt hinzufügen oder aktualisieren können. Zum Schluss bestätigen Sie die Reise ... und fertig! So fassen Sie die Vorteile der Verwendung der Kalenderverfolgung zusammen: * **SCHNELL – In NUR WENIGEN Schritten:** Registrieren Sie Reisen in zwei einfachen Schritten, wo immer Sie sich befinden - im Büro mit Ihrem Computer oder unterwegs mit Ihrem Smartphone. Legen Sie einfach einen Termin für die Dauer Ihrer Reise an, laden Sie die Plattform als Teilnehmer ein und bestätigen Sie die Reiseanmeldung. * **EINFACH – Einfach mit IHREM PERSÖNLICHEN KALENDER:** Sie können Ihre Reise einfach über Ihre persönliche Kalenderanwendung registrieren. Die Plattform unterstützt alle gängigen Kalenderanwendungen, einschließlich Outlook, iCal und Gmail. * **FLEXIBEL – Ihre Flüge ändern sich? Passen Sie einfach Ihren Termin im Kalender an**: Sie können den Termin in Ihrem Kalender jederzeit verschieben, verlängern oder absagen. Ihre Änderungen werden sofort an die Plattform weitergeleitet. {% hint style="info" %} Bitte beachten Sie, dass das Kalender Tracking nur für Reisende nutzbar ist, die im System registriert sind und somit vom System identifiziert werden können. {% endhint %} ## MEINE REISEN - EIN ÜBERBLICK ÜBER MEINE BUCHUNGEN ![](/files/-MKdITyZFTtNIF3-QRuU) Jeder Plattformnutzer hat Zugriff auf seine persönlichen Buchungen, Flüge, Reisen und Aufenthalte, die auf der Plattform registriert sind. Eine per Check-in übermittelte GPS-Position wird hingegen hier nicht aufgeführt. Wählen Sie Meine Reisen (Koffer-Symbol) in der Menüleiste und klicken Sie dann auf Mehr Details anzeigen, um die Details der entsprechenden Buchung anzuzeigen. Sie können Buchungen, die Sie auf der Plattform selbst vorgenommen haben, bearbeiten oder löschen (manuelle Reiseanmeldung). Reisen, die über die Kalenderbuchung registriert wurden, können Sie bearbeiten, indem Sie das Ereignis in Ihrer Kalenderanwendung ändern oder löschen. Automatisch übermittelte PNR-Daten können nur durch das Reisebüro geändert werden. ![](/files/-MKdIatWMqC9kToNaVhK) ![](/files/-MKdIdd5TyUZ6hJdiVMv) # FAQ ## Wie kann ich meine Registrierungsdaten zurücksetzen? Das hängt von dem von Ihnen verwendeten Anmeldeverfahren ab. Wenn Sie Nutzername und Passwort verwenden, klicken Sie einfach auf "Passwort vergessen?" auf der Login-Seite und folgen Sie den Anweisungen. Wenn Sie SAML oder E-Mail-Token verwenden, haben Sie keine Anmeldedaten. Für die Anmeldung per E-Mail-Token starten Sie den Prozess einfach erneut, um einen E-Mail-Token-Link zu erhalten. Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail-Domäne in der E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens auf der White-List stehen muss, um E-Mail-Token verwenden zu können. Sie benötigen auch Zugang zu Ihrer Firmen E-Mail-Adresse. Im Falle von SAML klicken Sie einfach auf den von Ihrem Unternehmen bereitgestellten Link. Damit dies funktioniert, müssen Sie über ein gültiges Firmenkonto verfügen und mit der Infrastruktur Ihres Unternehmens verbunden sein. ## Warum kann ich mich nicht einloggen? 1. **Ihr Konto kann gesperrt sein**. Dies kann mehrere Gründe haben. Zum einen kann dies passieren, wenn Sie zu oft versucht haben, sich mit den falschen Zugangsdaten anzumelden. In diesem Fall erhalten Sie automatisch eine Anleitung zur Freischaltung per E-Mail. Wenn Sie die E-Mail nicht erhalten haben, klicken Sie einfach auf der Anmeldeseite auf „Konto gesperrt“. 2. Es ist auch möglich, dass Sie durch Ihren Administrator gesperrt wurden oder der gesamte Unternehmenszugang deaktiviert wurde (z.B. wenn der Vertrag abgelaufen ist). Bitte fragen Sie Ihren Administrator um Hilfe. ## Warum kann ich meine Reise nicht anmelden? Nur registrierte Nutzer der Plattform können sich für das Kalender Tracking anmelden. Wenn kein Nutzerprofil vorhanden ist, erhält der Administrator eine E-Mail, um den betreffenden Nutzer einzuladen, ein Konto zu erstellen. ## Was kann ich tun, wenn ich eine Reise über das Kalender Tracking anmelde, aber eine Fehlermeldung erhalte? Dies kann mehrere Gründe haben. Im Normalfall wird Ihnen die Fehlermeldung, die Sie per E-Mail erhalten haben, den genauen Fehler mitteilen. **Bitte beachten Sie**: Fügen Sie die unternehmensspezifische E-Mail-Adresse der Plattform direkt als Gast/Teilnehmer beim Erstellen der Besprechung/des Termins hinzu und leiten Sie den Kalendereintrag nicht per E-Mail weiter. Dies ist der häufigste Fehler, den Sie einfach vermeiden können.